Weersstandstraat 10
3190 Boortmeerbeek
Peppol 2026
Vannaf 2026 wordt het voor alle bedrijven in België verplicht om gebruikt te maken van Peppol. Wat is Peppol en krijgt u er mee te maken? Op deze pagina vertellen we u er alles over.
Wat is Peppol en hoe werkt het?
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een digitaal platform dat ontworpen is om gestructureerde documenten (zoals de elektronische factuur) op een veilige manier uit te wisselen.
Vanaf 01.01.2026 moet u aan uw btw-plichtige klanten verplicht een digitale factuur versturen die aan de standaardvereisten van het Peppol-netwerk voldoet. Ten aanzien van uw b2b-klanten zal een factuur in pdf-formaat of met de post dus niet meer geldig zijn.
Hoe factureert u digitaal
In de praktijk zal u daarvoor gebruik moeten maken van facturatiesoftware. Via die software kunt u zich op het Peppol-netwerk registreren, waarna u een uniek Peppol-identificatienummer krijgt. Uw klant zal ook zo’n nummer (moeten) hebben, zodat de software, waarin u de factuur opmaakt, die aan uw klant kan laten toekomen via het Peppol-netwerk. Uw klant kan de factuur dan openen in zijn eigen software. Er komt dus geen e-mailuitwisseling meer aan te pas.
Wat met uw b2c-klanten?
Ten aanzien van uw b2c-klanten wordt gestructureerd elektronisch factureren, zoals gezegd, in principe niet verplicht. U kunt hen ook geen e-factuur versturen via het Peppol-netwerk, omdat ze op dat netwerk niet geregistreerd zullen zijn.
In de praktijk zal de facturatiesoftware die u gebruikt voor het gestructureerd elektronisch factureren dat ook mogelijk maken. In plaats van ‘verzenden via Peppol’, kiest u gewoon voor ‘verzenden als pdf’.
Elektronisch factureren aan klanten buiten België zal pas vanaf 2030 verplicht worden. Ook aan die klanten kunt u dus voorlopig zoals vroeger een pdf versturen.
Een belastingplichtige die van de kleineondernemersregeling gebruikmaakt, moet ook gestructureerd elektronisch gefactureerd worden. Dat geldt niet voor een op basis van artikel 44 W.Btw vrijgestelde btw-plichtige.
U heeft alleen b2c-klanten, dus geen Peppol?
Toch wel! Ook als u alleen b2c-klanten heeft, zal u zich in de praktijk op het Peppol-netwerk moeten registreren. U moet namelijk de gestructureerde digitale facturen van uw leveranciers kunnen ontvangen en dat is alleen mogelijk als u op het Peppol-netwerk geregistreerd bent.
Fiscale ondersteuning bij de investering in software e.d.
Om de kostprijs van de overstap naar elektronische facturatie enigszins te milderen, heb je voor de kosten die je moet maken voor het gebruik van gestructureerde elektronische facturen (de aankoop van of een abonnement op een facturatiesoftwarepakket e.d.) recht op een extra fiscale aftrek, hetzij onder de vorm van een verhoogde aftrekbaarheid van de kosten van 120%, hetzij onder de vorm van een verhoogde investeringsaftrek van 20% voor afschrijfbare investeringen. Het gaat dan zowel om de abonnementskosten van de facturatiesoftware als de eventuele dienstverlening die nodig is om die te implementeren.
Advieskosten omvatten alle kosten die gemaakt worden voor de ‘voorbereiding’ of de ‘operationalisering’ van de verplichte e-facturatie. Dat zijn volgens ons dus zowel de IT-advieskosten als de kosten van uw accountant.
Facturatiesoftware die u afschrijft, geniet de 120%-aftrek niet. U krijgt dan wel de verhoogde investeringsaftrek van 20%.
Extra informatie
Elektronische factuur
Wie moet wanneer elektronisch factureren?
Voorwaarden gestructureerde elektronische factuur
Sancties
Elektronische factuur
De btw-wetgeving kent twee soorten elektronische facturen:
- De ’gewone‘ elektronische factuur: dat is bijvoorbeeld een factuur in pdf-formaat waarvan de structuur en opmaak vrij zijn voor zover alle verplichte gegevens erop vermeld zijn. Dit is de vorm die tot nu toe vrijwillig gebruikt kan worden, op voorwaarde dat beide partijen ermee akkoord gaan.
- De ‘gestructureerde’ elektronische factuur: dat is een elektronische factuur die wordt opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm. Dit is de vorm die vanaf 1 januari 2026 verplicht zal worden.
Wie moet wanneer elektronisch factureren?
- Het gebruik van een gestructureerde elektronische factuur wordt vanaf 1 januari 2026 verplicht voor alle Belgische btw-plichtige ondernemingen in een B2B-relatie.
- Naar particuliere klanten (B2C of ‘business-to-consumer’) kan je dus nog altijd een papieren factuur of een factuur in bv. pdf-formaat versturen.
- In de relatie met openbare overheden (‘B2G’ of ‘business-to-government’) is elektronische facturatie verplicht voor contracten gepubliceerd na 1 maart 2024.
- Ben je niet btw-plichtig (of vrijgestelde btw-plichtige), dan moet je ook niet elektronisch factureren.
Voorwaarden gestructureerde elektronische factuur
Gestructureerde elektronische facturen worden opgemaakt in een door Europa opgelegd gestructureerd elektronisch formaat. Alle data die op de factuur moeten staan zoals de gegevens van de leverancier en de klant, het product, de prijs, de btw-tarieven … worden gecodeerd verzonden, samen met een visuele weergave van de factuur. Dit maakt het voor softwarepakketten eenvoudig om die data te herkennen én de factuur kan ook visueel geraadpleegd worden.
Concreet betekent dit dat gestructureerde elektronische facturen in de praktijk via Peppol verstuurd moeten worden.
Sancties
Weiger je vanaf 1 januari 2026 met gestructureerde elektronische facturen te werken in je B2B-relaties, dan kan de ontvanger van de factuur de btw die hij betaalt niet recupereren. Enkel de btw op een ‘conforme’ factuur (dat is een factuur die zowel qua vorm als qua inhoud aan alle wettelijke verplichtingen voldoet) is immers aftrekbaar. Als jij en je klanten met andere woorden in de toekomst nog de betaalde btw willen kunnen recupereren, heb je geen andere keuze dan over te stappen naar elektronische facturatie.
Zo nodig kan je btw-controleur je ook een boete opleggen wegens het uitreiken van een niet-conforme factuur.
Tips-and-Tricks
Per mail houden wij onze klanten op de hoogte op het gebied van accountancy and finance. Bijvoorbeeld over wijzigingen in de wetgeving. Ook geven wij onze klanten handige tips over hoe zij hun boekhouding nog beter en gemakkelijker kunnen doen. Een online versie van onze email over Peppol kunt u hier vinden: